Procedura zgłaszania naruszeń w Bouygues Immobilier Polska (18.12.2024)

Niniejsza procedura ma na celu zapewnienie ochrony osobom, które zgłaszają wykrycie wewnątrz Bouygues Immobilier Polska sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie („BIP”) zaistniałych działań stanowiących naruszenie prawa lub działań stanowiących naruszenie wewnętrznie obowiązujących regulacji oraz standardów etycznych („Sygnaliści”). Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu i zwalczaniu niepożądanych zjawisk w obrębie organizacji.

Ochrona sygnalistów polega z jednej strony na zapewnieniu poufności ich danych (anonimowości), a z drugiej strony na ochronie przed działaniami odwetowymi, czyli negatywnymi konsekwencjami dokonania zgłoszenia, takimi jak wypowiedzenie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia, mobbing oraz wszelkie inne podobne działania. Działaniem odwetowym jest bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Równocześnie jednak sygnalista powinien mieć świadomość, że zgłoszenie rzekomego naruszenia lub publiczne ujawnienie rzekomego naruszenia dokonane ze świadomością, że do naruszenia w rzeczywistości nie doszło, nie tylko nie podlega ochronie, ale dodatkowo stanowi przestępstwo.

Niniejsza procedura obejmuje:

zgłoszenia naruszeń prawa powszechnie obowiązującego zgodnie z ustawą z dnia 24 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 roku poz. 928 – „Ustawa o ochronie sygnalistów”).

zgłoszenia innych naruszeń prawa i naruszeń wewnętrznych kodeksów etycznych BIP.

Treść tej procedury nie uchyla dalej idących obowiązków administratora danych przewidzianych przez inne obowiązujące już procedury, w szczególności przez procedurę zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych.

1. KTO MOŻE BYĆ SYGNALISTĄ?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

pracownik;

pracownik tymczasowy;

osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

przedsiębiorca;

prokurent;

akcjonariusz lub wspólnik;

członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

stażysta;

wolontariusz;

praktykant.

Sygnalistą jest także osoba fizyczna w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

2. CZYM JEST NARUSZENIE PRAWA?

Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, naruszeniem prawa podlegającym jej przepisom jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

korupcji;

zamówień publicznych;

usług, produktów i rynków finansowych;

przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

bezpieczeństwa transportu;

ochrony środowiska;

ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

bezpieczeństwa żywności i pasz;

zdrowia i dobrostanu zwierząt;

zdrowia publicznego;

ochrony konsumentów;

ochrony prywatności i danych osobowych;

bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w relacjach na linii jednostka – organy władzy publicznej, niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w poprzedzających punktach.

3. NARUSZENIE INNYCH PRZEPISOW PRAWA, WEWNĘTRZNYCH REGULACJI ORAZ NORM ETYCZNYCH

Wolą BIP jest rozszerzenie procedur związanych z ochroną sygnalistów także na osoby dokonujące zgłoszenia innych naruszeń prawa niż wskazane w punkcie 2 powyżej, a także naruszeń wewnętrznych zasad regulujących etykę postępowania w miejscu pracy i w biznesie. Jedną z kluczowych, wewnętrznie obowiązujących regulacji w grupie Bouygues jest Kodeks Etyczny. Stanowi on zbiór wartości i zasad etycznego postępowania, do przestrzegania których grupa przykłada szczególną uwagę.

Oprócz wspomnianego Kodeksu w grupie obowiązują także:

Kodeks postępowania antykorupcyjnego,

Programy zgodności,

Zasady i procedury.

Stanowią one integralną część Kodeksu Etycznego.

4. DOKONYWANIE ZGŁOSZENIA

Celem BIP jest zapewnienie sygnalistom jak najszerszej ochrony poprzez sprawienie, by wszelkie zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów były rozpatrywane w sposób obiektywny i niezależny.

Dlatego na mocy porozumienia trójstronnego zawartego z francuskimi spółkami sprawującymi nadzór właścicielski nad BIP, to jest:

Bouygues Immobilier SA we Francji („Bouygues Immobilier”) i

Bouygues S.A. we Francji („Bouygues S.A.”),

podmiotami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów są dodatkowo Bouygues SA oraz Bouygues Immobilier. Zgłoszeń można dokonywać bezpośrednio do BIP. Sygnalista w zależności od własnego uznania może wybrać podmiot, który będzie adresatem dokonanego przez sygnalistę zgłoszenia w zależności od jego zawartości.

Jednostką odpowiedzialną za podejmowanie` działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej jest Zespół ds. Zgłoszeń BIP („Zespół ds. Zgłoszeń”), w skład którego wchodzi każdorazowo Dyrektor ds. Prawnych w BIP oraz Audytor Wewnętrzny BIP.

podmiotami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów są dodatkowo Bouygues SA oraz Bouygues Immobilier. Zgłoszeń można dokonywać bezpośrednio do BIP. Sygnalista w zależności od własnego uznania może wybrać podmiot, który będzie adresatem dokonanego przez sygnalistę zgłoszenia w zależności od jego zawartości.

Zgłoszenie może być wykonane:

ustnie do BIP lub

pisemnie do BIP, Bouygues Immobilier lub Bouygues S.A.

Zgłoszenia dokonywane do Bouygues Immobilier lub Bouygues S.A. są następnie przekazywane do Zespołu ds. Zgłoszeń w BIP, który podejmuje w związku z nimi dalsze działania odpowiednie do ich charakteru.

4.1 ZGŁOSZENIA USTNE

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie.

Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać do BIP za pośrednictwem dedykowanej linii telefonicznej pod numerem + 48 504 410 213.

Na wniosek sygnalisty złożony za pośrednictwem Dedykowanej Linii Telefonicznej, zgłoszenie ustne może być dokonane także podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane przez BIP w formie:

nagrania rozmowy lub

protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez jednostkę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

4.2 ZGŁOSZENIA PISEMNE

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

W przypadku zgłoszeń dokonywanych elektronicznie, Bouygues Immobilier i Bouygues S.A. we Francji zapewniają możliwość zgłoszenia za pośrednictwem wskazanych wyżej dedykowanych platform dostępnych przez Internet w języku polskim.

Sygnalista zobowiązany jest dostarczyć w zgłoszeniu wszelkie dokumenty, informacje lub dane, niezależnie od ich formy lub nośnika, które mogą potwierdzić zgłoszenie, o ile takie informacje są dostępne

5. ZACHOWANIE ANONIMOWOŚCI

Sygnalista może podać w zgłoszeniu wszystkie informacje dotyczące jego tożsamości, ale nie jest do tego zobowiązany. Zawiadomienie może zostać zgłoszone anonimowo. Taką możliwość gwarantują wspomniane powyżej internetowe platformy do dokonywania zgłoszeń w Bouygues S.A. i w Bouygues Immobilier.

W każdym przypadku sygnalista, który chce pozostać anonimowy, powinien zapewnić jednostkom upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń środki umożliwiające skontaktowanie się z nim w celu ułatwienia zbadania zgłaszanych faktów (choć nie jest do tego zobowiązany).

Dane sygnalisty nie mogą zostać ujawnione bez jego wyraźnej zgody (chyba, że w związku ze zgłoszeniem powstała konieczność przekazania tych danych organowi publicznemu, takiemu jak sąd lub prokuratura).

6. ODBIÓR ZGŁOSZENIA

Niezależnie od sposobu, w jaki sygnalista złożył zgłoszenie, niezwłocznie po jego otrzymaniu, BIP informuje o nim sygnalistę w ciągu maksymalnie siedmiu dni od otrzymania wpisu (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie).

Ponadto:

w stosownych przypadkach, Zespół ds. Zgłoszeń może zwrócić się o dalsze informacje wymagane do podjęcia koniecznych działań;

rozsądny i przewidywalny czas potrzebny na rozpatrzenie zgłoszenia nie może przekroczyć trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;

środki komunikacji, za pośrednictwem których sygnalista zostanie poinformowany o działaniach podjętych w odpowiedzi na ich zgłoszenie (tj. za pośrednictwem platformy ostrzegania, listu, lub bezpiecznej poczty elektronicznej), przy czym informacje te muszą co do zasady zostać przekazane przed upływem okresu, o którym mowa powyżej.

Jeżeli sygnalista dokonał zgłoszenia w języku polskim, dalsza komunikacja z nim także dokonywana jest w języku polskim.

7. POUFNOŚĆ

Zgłoszenia są przyjmowane przez BIP, przez Bouygues Immobilier i lub Bouygues S.A. we Francji i przetwarzane przez BIP w sposób gwarantujący ścisłą poufność w odniesieniu do:

tożsamości sygnalisty lub sygnalistów;

tożsamości osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie;

dokumentów, informacji lub danych zebrane w ramach zgłoszenia.

Bouygues Immobilier, Bouygues S.A. we Francji jak i BIP podejmują wszelkie niezbędne środki w celu ochrony bezpieczeństwa i poufności dokumentów, informacji lub danych, niezależnie od tego, czy i jak są one gromadzone, przetwarzane czy przechowywane. Spółki gwarantują, że krąg osób zaangażowanych w przetwarzanie zgłoszenia będzie możliwie najwęższy. Osoby te są również zobowiązane do zachowania ścisłej poufności. Mają dostęp do wskazanych wyżej platform internetowych przy użyciu odpowiednich środków uwierzytelniania. Ich dostępy do systemu są rejestrowane w celu zapobieżenia nadużyciom.

8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DOTYCZY ZGŁOSZENIE

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Bez uszczerbku dla obowiązku zachowania poufności danych osobowych sygnalisty, każda osoba, której dotyczy zgłoszenie, jest informowana przez BIP, gdy tylko dotyczące jej dane zostaną zarejestrowane. Może ona uzyskać dostęp do tych informacji i zażądać ich poprawienia lub usunięcia, jeśli są one niedokładne, niejednoznaczne lub nieaktualne. Realizacja praw przysługujących takiej osobie wymaga skontaktowania się z BIP jako administratorem danych. Jeżeli konieczne jest podjęcie środków ostrożności, w szczególności w celu zapobieżenia zniszczeniu dowodów związanych z wpisem, osoba, której dotyczy zgłoszenie, jest informowana po podjęciu tych środków.

BIP informuje każdą osobę, której dotyczy zgłoszenie, o faktach, o zaistniałej sytuacji, a w szczególności przekazuje jej na jej wniosek następujące informacje:

kopię niniejszych zasad regulujących procedurę zgłaszania nieprawidłowości w Grupie;

oraz

kopię obowiązujących przepisów prawnych dotyczących tego zakresu.

W żadnym wypadku osoba, której dotyczy zgłoszenie, nie może zostać poinformowana o tożsamości sygnalisty.

9. PRZETWARZANIE ZGŁOSZENIA

W ramach wstępnego badania BIP upewni się, że sygnalista rzeczywiście działał w ramach niniejszej procedury i zgodnie z warunkami określonymi w obowiązujących przepisach. Jeśli uzna, że tak nie jest, niezwłocznie poinformuje o tym sygnalistę. Jeśli uzna to za stosowne, może zwrócić się do sygnalisty z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji przed zbadaniem treści zgłoszenia.

W ramach merytorycznego przetwarzania zgłoszenia BIP może przeprowadzić wszelkie badania, które uzna za niezbędne w celu sprawdzenia czy zgłoszenie jest zasadne. W tym celu BIP może w szczególności zaangażować przełożonego (o ile nie był zaangażowany w temat wcześniej, z zastrzeżeniem ewentualnego konfliktu interesów) lub dowolnego pracownika, którego interwencja wydaje się konieczna w kontekście weryfikacji lub przetwarzania zgłoszenia, przy ścisłym przestrzeganiu zobowiązań do zachowania poufności.

BIP przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

W razie potrzeby BIP może również poprosić sygnalistę o dalsze szczegóły. Jeśli BIP uzna, że potrzebuje więcej czasu niż przewidywano, musi poinformować o tym zgłaszającego, podając, jeśli uzna to za stosowne, powody dodatkowego czasu i wskazując aktualny status zgłoszenia. Zgłaszanie nieprawidłowości odbywa się zgodnie z zasadą kontradyktoryjności i przepisami prawa pracy.

Sygnalista nie może otrzymać żadnej bezpośredniej zachęty lub korzyści finansowej za dokonanie zgłoszenia.

10. DZIAŁANIA NASTĘPCZE

Po zbadaniu zgłoszenia podejmowana jest przez BIP decyzja o działaniach, które należy podjąć w odpowiedzi na wszelkie stwierdzone naruszenia, takie jak działania dyscyplinarne wobec osób odpowiedzialnych za popełnienie lub udział w bezprawnych czynach oraz w stosownych przypadkach, skierowanie sprawy do organów administracyjnych lub sądowych. Sygnaliści są informowani o działaniach podjętych w związku z ich zgłoszeniem za pośrednictwem wymienionych wyżej platform internetowych, poczty tradycyjnej lub bezpiecznej poczty elektronicznej. Ponadto sygnalista i osoby, których dotyczy jego zgłoszenie, są informowani o zakończeniu operacji przetwarzania zgłoszenia.

Jeśli po zbadaniu zgłoszenia nie zostaną podjęte żadne działania dyscyplinarne lub prawne, informacje zawarte w zgłoszeniu umożliwiające identyfikację sygnalisty i osoby (osób), których dotyczy zgłoszenie, zostaną zniszczone lub zarchiwizowane tak szybko, jak to możliwe (okres ten nie może przekroczyć dwóch miesięcy od zakończenia operacji przetwarzania). Metody niszczenia muszą obejmować dowolny nośnik lub element, w szczególności dane na nośniku komputerowym.

11. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Zgłoszenie zewnętrzne przyjmuje:

Rzecznik Praw Obywatelskich lub

organ publiczny.

Przez organ publiczny rozumie się naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem.

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.

Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:

w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;

w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

Formularz elektroniczny właściwy do zgłoszenia do RPO: https://bip.brpo.gov.pl/wniosek/index.php?lang=pl

Niniejsza procedura wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.

Bądźmy w kontakcie

Bądźmy w kontakcie

Poinformujemy Cię o specjalnych ofertach i naszych nowych inwestycjach

Schowek

Liczba lokali: 0