Procedura zgłaszania naruszeń w Bouygues Immobilier Polska (18.12.2024)
Niniejsza procedura ma na celu zapewnienie ochrony osobom, które zgłaszają wykrycie wewnątrz Bouygues Immobilier Polska sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie („BIP”) zaistniałych działań stanowiących naruszenie prawa lub działań stanowiących naruszenie wewnętrznie obowiązujących regulacji oraz standardów etycznych („Sygnaliści”). Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu i zwalczaniu niepożądanych zjawisk w obrębie organizacji.
Ochrona sygnalistów polega z jednej strony na zapewnieniu poufności ich danych (anonimowości), a z drugiej strony na ochronie przed działaniami odwetowymi, czyli negatywnymi konsekwencjami dokonania zgłoszenia, takimi jak wypowiedzenie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia, mobbing oraz wszelkie inne podobne działania. Działaniem odwetowym jest bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Równocześnie jednak sygnalista powinien mieć świadomość, że zgłoszenie rzekomego naruszenia lub publiczne ujawnienie rzekomego naruszenia dokonane ze świadomością, że do naruszenia w rzeczywistości nie doszło, nie tylko nie podlega ochronie, ale dodatkowo stanowi przestępstwo.
Niniejsza procedura obejmuje:
Treść tej procedury nie uchyla dalej idących obowiązków administratora danych przewidzianych przez inne obowiązujące już procedury, w szczególności przez procedurę zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych.
1. KTO MOŻE BYĆ SYGNALISTĄ?
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
Sygnalistą jest także osoba fizyczna w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
2. CZYM JEST NARUSZENIE PRAWA?
Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, naruszeniem prawa podlegającym jej przepisom jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
3. NARUSZENIE INNYCH PRZEPISOW PRAWA, WEWNĘTRZNYCH REGULACJI ORAZ NORM ETYCZNYCH
Wolą BIP jest rozszerzenie procedur związanych z ochroną sygnalistów także na osoby dokonujące zgłoszenia innych naruszeń prawa niż wskazane w punkcie 2 powyżej, a także naruszeń wewnętrznych zasad regulujących etykę postępowania w miejscu pracy i w biznesie. Jedną z kluczowych, wewnętrznie obowiązujących regulacji w grupie Bouygues jest Kodeks Etyczny. Stanowi on zbiór wartości i zasad etycznego postępowania, do przestrzegania których grupa przykłada szczególną uwagę.
Oprócz wspomnianego Kodeksu w grupie obowiązują także:
4. DOKONYWANIE ZGŁOSZENIA
Celem BIP jest zapewnienie sygnalistom jak najszerszej ochrony poprzez sprawienie, by wszelkie zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów były rozpatrywane w sposób obiektywny i niezależny.
Dlatego na mocy porozumienia trójstronnego zawartego z francuskimi spółkami sprawującymi nadzór właścicielski nad BIP, to jest:
podmiotami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów są dodatkowo Bouygues SA oraz Bouygues Immobilier. Zgłoszeń można dokonywać bezpośrednio do BIP. Sygnalista w zależności od własnego uznania może wybrać podmiot, który będzie adresatem dokonanego przez sygnalistę zgłoszenia w zależności od jego zawartości.
Jednostką odpowiedzialną za podejmowanie` działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej jest Zespół ds. Zgłoszeń BIP („Zespół ds. Zgłoszeń”), w skład którego wchodzi każdorazowo Dyrektor ds. Prawnych w BIP oraz Audytor Wewnętrzny BIP.
podmiotami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów są dodatkowo Bouygues SA oraz Bouygues Immobilier. Zgłoszeń można dokonywać bezpośrednio do BIP. Sygnalista w zależności od własnego uznania może wybrać podmiot, który będzie adresatem dokonanego przez sygnalistę zgłoszenia w zależności od jego zawartości.
Zgłoszenie może być wykonane:
Zgłoszenia dokonywane do Bouygues Immobilier lub Bouygues S.A. są następnie przekazywane do Zespołu ds. Zgłoszeń w BIP, który podejmuje w związku z nimi dalsze działania odpowiednie do ich charakteru.
4.1 ZGŁOSZENIA USTNE
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie.
Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać do BIP za pośrednictwem dedykowanej linii telefonicznej pod numerem + 48 504 410 213.
Na wniosek sygnalisty złożony za pośrednictwem Dedykowanej Linii Telefonicznej, zgłoszenie ustne może być dokonane także podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane przez BIP w formie:
Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
4.2 ZGŁOSZENIA PISEMNE
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

W przypadku zgłoszeń dokonywanych elektronicznie, Bouygues Immobilier i Bouygues S.A. we Francji zapewniają możliwość zgłoszenia za pośrednictwem wskazanych wyżej dedykowanych platform dostępnych przez Internet w języku polskim.
Sygnalista zobowiązany jest dostarczyć w zgłoszeniu wszelkie dokumenty, informacje lub dane, niezależnie od ich formy lub nośnika, które mogą potwierdzić zgłoszenie, o ile takie informacje są dostępne
5. ZACHOWANIE ANONIMOWOŚCI
Sygnalista może podać w zgłoszeniu wszystkie informacje dotyczące jego tożsamości, ale nie jest do tego zobowiązany. Zawiadomienie może zostać zgłoszone anonimowo. Taką możliwość gwarantują wspomniane powyżej internetowe platformy do dokonywania zgłoszeń w Bouygues S.A. i w Bouygues Immobilier.
W każdym przypadku sygnalista, który chce pozostać anonimowy, powinien zapewnić jednostkom upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń środki umożliwiające skontaktowanie się z nim w celu ułatwienia zbadania zgłaszanych faktów (choć nie jest do tego zobowiązany).
Dane sygnalisty nie mogą zostać ujawnione bez jego wyraźnej zgody (chyba, że w związku ze zgłoszeniem powstała konieczność przekazania tych danych organowi publicznemu, takiemu jak sąd lub prokuratura).
6. ODBIÓR ZGŁOSZENIA
Niezależnie od sposobu, w jaki sygnalista złożył zgłoszenie, niezwłocznie po jego otrzymaniu, BIP informuje o nim sygnalistę w ciągu maksymalnie siedmiu dni od otrzymania wpisu (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie).
Ponadto:
Jeżeli sygnalista dokonał zgłoszenia w języku polskim, dalsza komunikacja z nim także dokonywana jest w języku polskim.
7. POUFNOŚĆ
Zgłoszenia są przyjmowane przez BIP, przez Bouygues Immobilier i lub Bouygues S.A. we Francji i przetwarzane przez BIP w sposób gwarantujący ścisłą poufność w odniesieniu do:
Bouygues Immobilier, Bouygues S.A. we Francji jak i BIP podejmują wszelkie niezbędne środki w celu ochrony bezpieczeństwa i poufności dokumentów, informacji lub danych, niezależnie od tego, czy i jak są one gromadzone, przetwarzane czy przechowywane. Spółki gwarantują, że krąg osób zaangażowanych w przetwarzanie zgłoszenia będzie możliwie najwęższy. Osoby te są również zobowiązane do zachowania ścisłej poufności. Mają dostęp do wskazanych wyżej platform internetowych przy użyciu odpowiednich środków uwierzytelniania. Ich dostępy do systemu są rejestrowane w celu zapobieżenia nadużyciom.
8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DOTYCZY ZGŁOSZENIE
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Bez uszczerbku dla obowiązku zachowania poufności danych osobowych sygnalisty, każda osoba, której dotyczy zgłoszenie, jest informowana przez BIP, gdy tylko dotyczące jej dane zostaną zarejestrowane. Może ona uzyskać dostęp do tych informacji i zażądać ich poprawienia lub usunięcia, jeśli są one niedokładne, niejednoznaczne lub nieaktualne. Realizacja praw przysługujących takiej osobie wymaga skontaktowania się z BIP jako administratorem danych. Jeżeli konieczne jest podjęcie środków ostrożności, w szczególności w celu zapobieżenia zniszczeniu dowodów związanych z wpisem, osoba, której dotyczy zgłoszenie, jest informowana po podjęciu tych środków.
BIP informuje każdą osobę, której dotyczy zgłoszenie, o faktach, o zaistniałej sytuacji, a w szczególności przekazuje jej na jej wniosek następujące informacje:
oraz
W żadnym wypadku osoba, której dotyczy zgłoszenie, nie może zostać poinformowana o tożsamości sygnalisty.
9. PRZETWARZANIE ZGŁOSZENIA
W ramach wstępnego badania BIP upewni się, że sygnalista rzeczywiście działał w ramach niniejszej procedury i zgodnie z warunkami określonymi w obowiązujących przepisach. Jeśli uzna, że tak nie jest, niezwłocznie poinformuje o tym sygnalistę. Jeśli uzna to za stosowne, może zwrócić się do sygnalisty z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji przed zbadaniem treści zgłoszenia.
W ramach merytorycznego przetwarzania zgłoszenia BIP może przeprowadzić wszelkie badania, które uzna za niezbędne w celu sprawdzenia czy zgłoszenie jest zasadne. W tym celu BIP może w szczególności zaangażować przełożonego (o ile nie był zaangażowany w temat wcześniej, z zastrzeżeniem ewentualnego konfliktu interesów) lub dowolnego pracownika, którego interwencja wydaje się konieczna w kontekście weryfikacji lub przetwarzania zgłoszenia, przy ścisłym przestrzeganiu zobowiązań do zachowania poufności.
BIP przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
W razie potrzeby BIP może również poprosić sygnalistę o dalsze szczegóły. Jeśli BIP uzna, że potrzebuje więcej czasu niż przewidywano, musi poinformować o tym zgłaszającego, podając, jeśli uzna to za stosowne, powody dodatkowego czasu i wskazując aktualny status zgłoszenia. Zgłaszanie nieprawidłowości odbywa się zgodnie z zasadą kontradyktoryjności i przepisami prawa pracy.
Sygnalista nie może otrzymać żadnej bezpośredniej zachęty lub korzyści finansowej za dokonanie zgłoszenia.
10. DZIAŁANIA NASTĘPCZE
Po zbadaniu zgłoszenia podejmowana jest przez BIP decyzja o działaniach, które należy podjąć w odpowiedzi na wszelkie stwierdzone naruszenia, takie jak działania dyscyplinarne wobec osób odpowiedzialnych za popełnienie lub udział w bezprawnych czynach oraz w stosownych przypadkach, skierowanie sprawy do organów administracyjnych lub sądowych. Sygnaliści są informowani o działaniach podjętych w związku z ich zgłoszeniem za pośrednictwem wymienionych wyżej platform internetowych, poczty tradycyjnej lub bezpiecznej poczty elektronicznej. Ponadto sygnalista i osoby, których dotyczy jego zgłoszenie, są informowani o zakończeniu operacji przetwarzania zgłoszenia.
Jeśli po zbadaniu zgłoszenia nie zostaną podjęte żadne działania dyscyplinarne lub prawne, informacje zawarte w zgłoszeniu umożliwiające identyfikację sygnalisty i osoby (osób), których dotyczy zgłoszenie, zostaną zniszczone lub zarchiwizowane tak szybko, jak to możliwe (okres ten nie może przekroczyć dwóch miesięcy od zakończenia operacji przetwarzania). Metody niszczenia muszą obejmować dowolny nośnik lub element, w szczególności dane na nośniku komputerowym.
11. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne przyjmuje:
Przez organ publiczny rozumie się naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem.
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
Niniejsza procedura wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.